«Мои правила виртуального офиса»: София Лазарева, управляющий партнёр PR-агентства FINEDAY, рассказывает о том, как у нее получилось выстроить виртуальный офис в коммуникационном агентстве.
Пару лет назад я впервые стала активно практиковать работу дома на два-три дня в неделю. Эффективность возросла в полтора-два раза. Параллельно мои сотрудники тоже начали брать «дни дома», и тоже вполне результативно.
В 2018-2019 годах я каждые 1-2 месяца уезжала в короткие и длинные отпуски и командировки. И таким образом я научилась отключать «мамочку» для своих сотрудников. Избавившись от гиперопеки, они стали лучше работать, а я стала больше внимания уделять стратегии и профессиональному развитию. А с октября 2019 года в офисе я была буквально несколько раз.
Виртуальный офис — это очень плотная связь и постоянный контакт. Несмотря на то, что слово «удалёнка» образовано от слова «даль» — то есть далеко, на самом деле этот формат работы ужасно сближает людей, сокращает время и уплотняет событийность.
Такой режим идеально подходит трудоголикам — можно, не снимая пижамы, с раннего утра и до позднего вечера приносить пользу проектам, не теряя времени на дорогу.
В разы снижается количество отвлекающих факторов. Не приходится поддерживать «пустые» разговоры, тратить время на чаепитие с коллегами и походы на перекур.
Исчезает необходимость ежедневно контактировать с неприятными людьми, ведь зачастую мы рады видеть далеко не каждого коллегу. Освобождается часть времени, которое раньше занимали многочисленные совещания, не требующие активного участия.
Для меня с переходом на удаленный формат работы значительно повысилось качество жизни: наконец, стало возможным соблюдать баланс между работой и личными интересами. Освободилось время для фитнеса, саморазвития, интересных встреч и поездок.
По исследованиям специалистов HeadHunter, 85% офисных сотрудников рассматривают в будущем возможность удаленной работы. Есть две группы профессий, в которых удаленная работа лидирует по сравнению с традиционной организацией труда — это коммуникации, куда можно отнести маркетинг, рекламу и PR, а также искусство и массмедиа.
Мне как руководителю удаленная работа помогает значительно расширить географию поиска сотрудников. Место выполнения работы отходит на второй план, важность имеют только эффективность и качество. На мой взгляд, будущее именно за географически распределенной схемой работы. И оно уже наступило. Один из моих дизайнеров живет в Иркутской области, а аналитик — в Калининграде. Интересно отметить, что специалист по мониторингу хоть и проживает в Санкт-Петербурге, как и я, но видимся мы раз в два года.
Сейчас, как и прежде, в первую очередь, я обращаю внимание на компетенции и профессиональный опыт человека. Но теперь только этого становится недостаточно.
Одним из главных критериев по приёму на работу я считаю навык удалённой работы. Если на испытательном сроке сотрудник «теряется» из моего поля зрения на пару часов без предупреждения или не успевает к установленному сроку сделать задание или, не дай бог, опаздывает на онлайн-конференцию — всё, не прошёл.
Самое простое решение по организации виртуальной команды — это, конечно, нанимать само мотивированных профессионалов и заинтересовывать их классными проектами.
Правила работы виртуального офиса достаточно просты. Они состоят в четкой постановке задач, контроле рабочих процессов, оценке эффективности работы команды. И обязательно — обратной связи с сотрудниками!
Чёткая постановка задач и сроков — с этого все начинается. Ведение протоколов задач и их постоянная актуализация. При этом на первоначальном этапе наиболее эффективно расписывать не процессы и приписывать ответственных, а делать именные списки задач. Например, Вася: и далее его личный список. Если по процессам задачи стоят для нескольких сотрудников, то озаглавить список этими именами и написать для них общий список, но индивидуальная постановка задач всегда эффективнее.
Далее идет контроль сроков — постоянный и беспощадный. Лично я ненавижу авралов и сроков со статусом «вчера». Поэтому устанавливаю разумные сроки, и всегда сверяюсь с исполнителем — реально ли это сделать к такому времени? И если договорённости нарушают пару-тройку раз, то это уже повод делать неутешительные выводы.
Для поддержания мотивации и командного духа у своих сотрудников важно регулярно проводить совещания и конференц-коллы. Так человек чувствует свою причастность к результату работы, видит ценность и значимость своего труда в общем процессе.
После видеоконференции необходимо сразу же текстом прописать основные поинты. Как только конференция закончилась (или сразу же), записываем самые важные пункты, к которым пришли во время видеозвонка, и отправляем их в общий чат.
Безусловно, очень важными в работе команды я считаю редкие личные встречи. При этом можно встречаться не всем коллективом сразу, а индивидуально под задачи. Слушать своих сотрудников, искренне интересоваться их делами вне работы, спрашивать о личном. Поддерживать боевой дух своей команды и её отдельных членов в ответственный момент. Выявлять негатив и пресекать интриги. С этими напастями и в офлайне сложно, а уж в виртуальном мире вообще может всё уйти в туман и усложниться в разы.
Если нет возможности лично встретиться, то лучше поговорить по видеосвязи, глядя в глаза, и прояснить ситуацию. Без доверительных отношений сложно выстроить рабочие отношения.
Ежедневно список всевозможных инструментов для тайм-менеджмента, управления проектами и автоматизации работы расширяется, каждый руководитель может подобрать сервисы под свои конкретные задачи.
В первую очередь, это средства коммуникации: мессенджеры (WhatsApp, Telegram), средства видеосвязи (Zoom, Skype). Они обеспечивают общение между членами всей команды, оперативное решение рабочих вопросов. Считаю, что общение в рабочих чатах должно быть умеренным, дружелюбным и по делу, количество бесполезных фраз и комментариев в рабочих чатах стремлюсь сводить к минимуму. Полный запрет мата в чатах и личном общении, блокировка буллинга. Эти правила только с виду строгие — на самом деле, именно они и обеспечивают поддержание комфортной деловой среды в общении с коллегами.
Если продолжать тему сервисов для командной работы, то для совместного доступа к документам, рабочим базам и файлам очень удобно использовать облачные хранилища.
Для планирования рабочих задач у нас есть календари и таск-менеджер (Google, Trello, Todoist и пр.). Для контроля за исполнением рабочих задач и временем сотрудников подходят CRM-системы. Но я считаю, что отслеживать, сколько часов сотрудник потратил на работу за компьютером в PR-отрасли — это лишнее. Важен результат, соблюдение сроков и договоренностей.
PR сейчас — это интегрированные коммуникации, на стыке креатива, менеджмента, анализа, статистики. Если вспомнить историю термина, PR — это связи с общественностью. И так как общество переходит в диджитал, отрасль стремится туда же. Личное общение постепенно становится роскошью. Но есть и хорошая новость: виртуальный офис значительно облегчает нашу жизнь и работу.
Полный материал опубликован здесь: https://vc.ru/life/166938-moi-pravila-virtualnogo-ofisa