Любой PR-специалист знает, что пресс-конференция — это одно из важнейших и сложнейших мероприятий в жизни компании. Особенно если речь идет о кризисной ситуации, когда все участники организации находятся в психологическом напряжении. Но не стоит бояться этого процесса или впадать в ступор — слаженная работа команды и применение четкого алгоритма действий непременно приведут вас к успеху.
Только без паники!
Итак, рассмотрим процесс подготовки к пресс-конференции после появления в СМИ нелицеприятной информации о вашей компании. Например, распространился слух, что ваша фирма на грани банкротства. Самое главное — сохранять спокойствие и действовать по предварительному плану действий:
- Мониторинг СМИ на тему кризисной ситуации;
- Анализ мониторинга и подведение итогов;
- Составление плана конкретных действий.
После анализа мониторинга скорее всего станет понятно, где источник негатива и кто заказчик материала. Приступаем к составлению плана действий.
- Генерируем инфоповод пресс-конференции. Здесь важна формулировка — журналисты должны понять, что мероприятие носит не оправдательный характер, а информационный.
- Определяем спикеров. Это, прежде всего представители вашей организации, директор компании, а также лидеры общественного мнения, которые смогут поддержать вашу сторону. Также определяем модератора конференции — им может быть сотрудник пресс-службы или представитель информагентства.
- Составляем список отраслевых и деловых СМИ, которым вы разошлете релиз и которых пригласите на мероприятие.
Собрались — и вперед!
А теперь приступаем к реализации плана. Определившись с главным посылом конференции, придумайте звучное и четкое название для мероприятия и его основных тем. Также хорошенько поработайте над лидом и первым абзацем релиза — большинство журналистов прочтут только их. В первой части текста должна быть отражена позиция компании, а также ее главный посыл. Не лейте воду, излагайте информацию четко и по делу.
Затем необходимо провести переговоры с выбранными спикерами и модератором. Заранее оговорите формат выступлений, регламент и тему, которую каждый из спикеров сможет осветить. Также необходимо подготовить речь для главного ньюсмейкера — директора вашей компании. Она должна быть лаконичной, убедительной, а главное — содержать много цифр, особенно когда ситуация касается денежного вопроса. Еще один отличный прием — раскрыть новые, ранее никому не известные факты о вашей компании, чтобы разбавить негатив и сменить вектор обсуждений. Например, можно рассказать о планах сотрудничества с новыми инвесторами или об открытии нового филиала.
Заранее составьте два списка возможных вопросов: желательные и неудобные. Первые попросите озвучить модератора. Неудобные вопросы также отдайте модератору с просьбой прикрывать спикеров.
Порепетируйте речь вместе с главным спикером, чтобы он не растерялся и за предоставленное время успел охватить все острые вопросы. Попросите остальных спикеров также отрепетировать свою речь и согласовать с вами основные тезисы выступлений.
Когда все внутренние моменты улажены, а спикеры подготовлены — зовите журналистов!
Все важное — в мелочах!
За неделю до мероприятия посетите место проведения вашей будущей конференции — убедитесь, что место достаточно комфортное и просторное. Также обратите внимание на естественный свет в помещении, количество окон. Важно, чтобы видео и фотографии с мероприятия были удачными, светлыми, а интерьер не придавал лицам серый оттенок.
Если света недостаточно, позаботьтесь о дополнительном освещении.
Затем убедитесь, что на площадке будет необходимое количество мебели. А именно:
- стол для спикеров;
- стулья на ножках для спикеров и модератора (несколько стульев необходимо иметь про запас);
- место для ролл-апа с логотипом компании;
- стулья для журналистов;
- столы с напитками и закусками для кофе-брейка;
- кондиционер или другая техника, отвечающая за комфортную температуру в помещении;
- компьютер, проектор, микрофоны с аудиосистемой.
Сразу подумайте о том, где будет сидеть человек, переключающий слайды. С этим сотрудником также необходимо провести беседу и предоставить ему тексты выступлений для синхронизации слайдов.
Что должно быть на столах?
- микрофоны со спрятанными внутрь стола проводами;
- вода без газа в закрытых низких бутылочках;
- стеклянные гладкие стаканы без рисунка;
- белые салфетки (на всякий случай);
- низкие цветочные композиции пастельных тонов — не более одной на пятерых спикеров;
- на каждого — ручка и 2 листа бумаги A4;
- на каждого — пресс-релиз и материалы конференции;
- на каждого — табличка с именем и фамилией спикера, а также должностью и местом работы.
Предметы не должны заслонять лица сидящих. Проверьте каждый микрофон перед началом мероприятия, также убедитесь, что они отрегулированы под рост каждого участника.
Что должно присутствовать в зале?
- стойка под микрофон;
- стулья для журналистов на ножках с одинаковой обивкой (расставьте их так, чтобы видеоператоры перемещались по залу свободно);
- на каждом стуле — пресс-релиз и пакеты с сувенирами.
Кто главный на мероприятии?
Это, конечно, пресс-секретарь — очень улыбчивый, дружелюбный, контактный человек, готовый ответить на все вопросы журналистов и решить любой организационный вопрос. Пресс-секретарю необходим один помощник. Если мероприятие большое — то два. Он регистрирует пришедших журналистов, выдает им бейджи, помогает сориентироваться на мероприятии, но комментарии не дает.
День Х настал!
Итак, наступил долгожданный день. В хорошем настроении и опрятном виде приходим на место за 1,5 часа до мероприятия, ставим ролл-ап, проверяем аппаратуру, обзваниваем спикеров. Вместе с помощником встречаем журналистов, предлагаем им чай или кофе. Когда пришло время — объявляем о начале конференции. Как должна проходить главная часть:
- Модератор произносит несколько предложений на тему конференции и представляет участников в рейтинговом порядке.
- Слово берет главный спикер конференции, который раскрывает тему шире, но укладывается в 5 минут.
- Затем по очереди выступают остальные спикеры, но тайминг прежний — до 5 минут.
- На сессию вопросов и ответов отводим 20-30 минут.
На этом пресс-конференцию заканчиваем. Теперь журналисты могут перекусить в рамках кофе-брейка и пообщаться со спикерами в свободном режиме. Это самое ответственное время для пресс-секретаря — он должен следить за тем, с какими журналистами спикеры общаются. При необходимости сводить, или, наоборот — разводить их.
Когда все вопросы заданы, уводим главного спикера с мероприятиями. Пресс-секретарь остается с журналистами и проводит с ними светские беседы, обсуждает интересные для них темы. Между делом некоторым из них можно предложить гонорар за качественную отработку материала (бюджет заранее согласовывается с руководством).
Финишная прямая
Вечером того же дня не забудьте поблагодарить руководство за хорошее выступление, ободрить их и заверить, что все прошло прекрасно.
Далее бежим к почте и телефонам — нужно ответить на все вопросы, согласовать поток материалов от журналистов.
Тут же по горячим следам готовим и согласовываем пост-релиз по итогам мероприятия. Размещаем его на сайте организации. Утром его нужно разослать по журналистам. Также с утра мониторим вышедшие публикации и эфиры, проводим анализ материалов — так же, как и перед конференцией.
В конце недели составляем общий отчет со ссылками и скриншотами публикаций. Лучшие публикации отправляем на сайт в раздел «Пресса о нас». Обзваниваем журналистов с благодарностями или с замечаниями.
Но главное — подведите итоги наедине с собой. Вспомните все сложности и допущенные ошибки, чтобы учесть их на будущее. Также вспомните и о том, что удалось — похвалите себя! Устройте себе отличный отдых, вы заслужили!
Да, пресс-конференция — это всегда огромный стресс. Но комплексный подход, структурированная работа и слаженность команды — это ваша страховка.
Успешных и интересных вам мероприятий!
София Лазарева, управляющий партнер PR-агентства FINEDAY