Любой PR-специалист знает, что пресс-конференция — это одно из важнейших и сложнейших мероприятий в жизни компании. Особенно если речь идет о кризисной ситуации, когда все участники организации находятся в психологическом напряжении. Но не стоит бояться этого процесса или впадать в ступор — слаженная работа команды и применение четкого алгоритма действий непременно приведут вас к успеху.
Только без паники!
Итак, рассмотрим процесс подготовки к пресс-конференции после появления в СМИ нелицеприятной информации о вашей компании. Например, распространился слух, что ваша фирма на грани банкротства. Самое главное — сохранять спокойствие и действовать по предварительному плану действий:
После анализа мониторинга скорее всего станет понятно, где источник негатива и кто заказчик материала. Приступаем к составлению плана действий.
Собрались — и вперед!
А теперь приступаем к реализации плана. Определившись с главным посылом конференции, придумайте звучное и четкое название для мероприятия и его основных тем. Также хорошенько поработайте над лидом и первым абзацем релиза — большинство журналистов прочтут только их. В первой части текста должна быть отражена позиция компании, а также ее главный посыл. Не лейте воду, излагайте информацию четко и по делу.
Затем необходимо провести переговоры с выбранными спикерами и модератором. Заранее оговорите формат выступлений, регламент и тему, которую каждый из спикеров сможет осветить. Также необходимо подготовить речь для главного ньюсмейкера — директора вашей компании. Она должна быть лаконичной, убедительной, а главное — содержать много цифр, особенно когда ситуация касается денежного вопроса. Еще один отличный прием — раскрыть новые, ранее никому не известные факты о вашей компании, чтобы разбавить негатив и сменить вектор обсуждений. Например, можно рассказать о планах сотрудничества с новыми инвесторами или об открытии нового филиала.
Заранее составьте два списка возможных вопросов: желательные и неудобные. Первые попросите озвучить модератора. Неудобные вопросы также отдайте модератору с просьбой прикрывать спикеров.
Порепетируйте речь вместе с главным спикером, чтобы он не растерялся и за предоставленное время успел охватить все острые вопросы. Попросите остальных спикеров также отрепетировать свою речь и согласовать с вами основные тезисы выступлений.
Когда все внутренние моменты улажены, а спикеры подготовлены — зовите журналистов!
Все важное — в мелочах!
За неделю до мероприятия посетите место проведения вашей будущей конференции — убедитесь, что место достаточно комфортное и просторное. Также обратите внимание на естественный свет в помещении, количество окон. Важно, чтобы видео и фотографии с мероприятия были удачными, светлыми, а интерьер не придавал лицам серый оттенок.
Если света недостаточно, позаботьтесь о дополнительном освещении.
Затем убедитесь, что на площадке будет необходимое количество мебели. А именно:
Сразу подумайте о том, где будет сидеть человек, переключающий слайды. С этим сотрудником также необходимо провести беседу и предоставить ему тексты выступлений для синхронизации слайдов.
Что должно быть на столах?
Предметы не должны заслонять лица сидящих. Проверьте каждый микрофон перед началом мероприятия, также убедитесь, что они отрегулированы под рост каждого участника.
Что должно присутствовать в зале?
Кто главный на мероприятии?
Это, конечно, пресс-секретарь — очень улыбчивый, дружелюбный, контактный человек, готовый ответить на все вопросы журналистов и решить любой организационный вопрос. Пресс-секретарю необходим один помощник. Если мероприятие большое — то два. Он регистрирует пришедших журналистов, выдает им бейджи, помогает сориентироваться на мероприятии, но комментарии не дает.
День Х настал!
Итак, наступил долгожданный день. В хорошем настроении и опрятном виде приходим на место за 1,5 часа до мероприятия, ставим ролл-ап, проверяем аппаратуру, обзваниваем спикеров. Вместе с помощником встречаем журналистов, предлагаем им чай или кофе. Когда пришло время — объявляем о начале конференции. Как должна проходить главная часть:
На этом пресс-конференцию заканчиваем. Теперь журналисты могут перекусить в рамках кофе-брейка и пообщаться со спикерами в свободном режиме. Это самое ответственное время для пресс-секретаря — он должен следить за тем, с какими журналистами спикеры общаются. При необходимости сводить, или, наоборот — разводить их.
Когда все вопросы заданы, уводим главного спикера с мероприятиями. Пресс-секретарь остается с журналистами и проводит с ними светские беседы, обсуждает интересные для них темы. Между делом некоторым из них можно предложить гонорар за качественную отработку материала (бюджет заранее согласовывается с руководством).
Финишная прямая
Вечером того же дня не забудьте поблагодарить руководство за хорошее выступление, ободрить их и заверить, что все прошло прекрасно.
Далее бежим к почте и телефонам — нужно ответить на все вопросы, согласовать поток материалов от журналистов.
Тут же по горячим следам готовим и согласовываем пост-релиз по итогам мероприятия. Размещаем его на сайте организации. Утром его нужно разослать по журналистам. Также с утра мониторим вышедшие публикации и эфиры, проводим анализ материалов — так же, как и перед конференцией.
В конце недели составляем общий отчет со ссылками и скриншотами публикаций. Лучшие публикации отправляем на сайт в раздел «Пресса о нас». Обзваниваем журналистов с благодарностями или с замечаниями.
Но главное — подведите итоги наедине с собой. Вспомните все сложности и допущенные ошибки, чтобы учесть их на будущее. Также вспомните и о том, что удалось — похвалите себя! Устройте себе отличный отдых, вы заслужили!
Да, пресс-конференция — это всегда огромный стресс. Но комплексный подход, структурированная работа и слаженность команды — это ваша страховка.
Успешных и интересных вам мероприятий!
София Лазарева, управляющий партнер PR-агентства FINEDAY